Платежный календарь: контролируем сроки оплаты энергоресурсов

Значение энергетических ресурсов в деятельности предприятий

Особенности составления платежного календаря оплаты энергоресурсов

Значение энергетических ресурсов в деятельности предприятий

Каждое производственное предприятия в процессе своей деятельности использует энергетические ресурсы. Энергетический ресурс — это носитель, энергия которого используется или может быть использована при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, а также вид энергии (атомная, тепловая, электрическая, электромагнитная энергия или другой вид энергии)[1].

Энергетические ресурсы — важная часть материально-технической базы производства. Для продуктивной работы персонала и в целях бесперебойной работы оборудования и механизмов на предприятиях необходимо создавать определенные условия. В частности, обеспечить персонал питьевой и горячей водой, организовать достаточную освещенность рабочих мест, цехов, вспомогательных помещений и территории; в зимний период необходимо отапливать помещения и т. д.

Производственная (да и любая другая) деятельность невозможна без использования энергоресурсов, при этом как население, так и предприятия имеют существенную задолженность поставщикам электроэнергии, тепловой энергии, газа. По некоторым видам энергоресурсов долги потребителей нарастают. Так, задолженность физических и юридических лиц перед гарантирующими поставщиками электроэнергии в России только за первый месяц 2018 г. выросла на 40,2 млрд руб. (17,7 %), а за аналогичный период прошлого года рост составил 34,0 млрд руб. (15,2 %). В целом на розничном рынке электроэнергии за 1 полугодие 2018 г. уровень оплаты поставщикам энергоресурсов по сравнению с аналогичным периодом прошлого года снизился на 0,4 %. На оптовом рынке электроэнергии и мощности задолженность за это период выросла почти на 9 млрд руб.[2] Не намного лучше дела обстоят по задолженности потребителей поставщикам тепловой энергии и газа.

Один из инструментов контроля своевременности платежей — платежный календарь оплаты энергоресурсов. Составить его можно по аналогии с налоговым платежным календарем, который активно используется на предприятиях. Особенно необходим платежный календарь, если у предприятия несколько отдельно территориально расположенных объектов, имеющих разных поставщиков энергоресурсов и разные сроки оплаты по договорам.

Платежный календарь позволит быстро ориентироваться по срокам оплаты энергоресурсов в текущем месяце. Кроме того, наглядность, оперативность и информативность платежного календаря позволят более эффективно планировать оплаты по сравнению с громоздким общим реестром планируемых платежей предприятия, где в календарном порядке перемешаны и первоочередные платежи, и второстепенные.

Формируем платежный календарь оплаты энергоресурсов

Составим реестр договоров с поставщиками энергоресурсов и коммунальных услуг. Такой реестр является средством учета заключенных предприятием договоров с контрагентами, он должен быть на каждом предприятии.

К сведению

Реестр договоров предназначен прежде всего для первичного контроля при договорной работе. А основной контроль за исполнением договоров на предприятиях обычно ведется в формах договорного учета и в бухгалтерских программах, где отражаются размеры обязательств на текущую дату, фиксируется размер и дата оплаты, отслеживается задолженность той или иной стороны договора.

Реестр договоров может быть использован как база для платежного календаря исполнения договорных обязательств по оплате энергоресурсов и коммунальных услуг.

Реестр договоров на поставку энергоресурсов может изменяться в зависимости от изменений законодательствва, перезаключения договоров на поставку энергоресурсов и коммунальных услуг или внесения в них дополнений и изменений, а также при смене поставщиков.

В реестр, кроме договоров поставки энергоресурсов, можно включить и другие договоры на услуги, которые также можно отнести к  коммунальным (например, вывоз ТБО, обслуживание лифтов и др.).

Для оперативного контроля необходимы только основные сведения из договоров, на основании которых можно будет формировать платежный календарь для оперативного планирования оплаты услуг в установленные договорами сроки, не перерывая при этом кипу договоров в поисках необходимых для оплаты данных.

Что можно включить в реестр договоров с поставщиками энергоресурсов и коммунальных услуг:

• наименование услуги;
• полное наименование поставщика, его платежные реквизиты, телефон, адрес, ответственное лицо по договору;
• обслуживаемый объект (адрес, назначение);
• договор (номер, дата заключения);
• до какой даты действует договор;
• стоимость услуг по договору (в случае, если договором установлена фиксированная стоимость услуг);
• периодичность платежа по договору;
• сроки оплаты по договору;
• условия оплаты и размер платежей по договору в %.

В реестр договоров можно включить и другие необходимые данные. Например, дополнить его столбцом, в котором кратко изложить обязанности и ответственность поставщиков. Такая наглядная информация позволит быстро сориентироваться в случае нарушения поставщиками своих обязательств.

Далее необходимо сформировать ежемесячные приложения к реестру договоров, которые благодаря функции Excel «Гиперссылка» станут раскрываемой частью платежного календаря.

В приложение нужно перенести из реестра только основные, нужные для подготовки оплаты данные. Это можно сделать автоматически с помощью функции «ВПР».

Чем отличается реестр договоров от приложения?

В приложении платежи расписаны по датам оплаты, которые могут меняться в разные месяцы в зависимости от выходных и праздничных дней. В реестре платежей даты оплаты указаны в соответствии с договором и законодательными актами РФ.

Кроме того, в приложение включены только те первичные данные, которые нужны для оперативного определения конкретных сроков оплаты, и основные сведения для платежа. Например, если с помощью реестра контролируются сроки действия договоров и там должен быть указан срок действия каждого договора, то в приложение должен вноситься только действующий договор.

Структура ежемесячного приложения к реестру договоров:

• Дата оплаты.
• Наименование предоставляемой услуги.
• Наименование поставщика.
• Платежные реквизиты (не обязательно, есть в бухгалтерской программе).
• Договор (номер, дата заключения).
• Объект.
• Стоимость услуг по договору (в случае, если договором установлена фиксированная стоимость услуг).
• Сроки, условия оплаты по договору и размер платежа в процентах.
• Для оперативной оценки последствий просрочки в приложении необходимо указать, какие штрафные санкции могут грозить предприятию в случае несвоевременной оплаты.

С помощью «Гиперссылки», используя приложения к реестру договоров и календарь на планируемый месяц, можно составить платежный календарь оплаты энергоресурсов и коммунальных услуг.

Рассмотрим методику формирования платежного календаря на декабрь 2018 г. на примере предприятия ООО «Уралстрой».

Шаг 1. Составляем реестр платежей (табл. 1).

Шаг 2. Формируем приложение к реестру договоров на декабрь 2018 г. (табл. 2)

Шаг 3. Составляем платежный календарь на декабрь 2018 г. (табл. 3) с гиперссылками на приложение к реестру договоров (табл. 2)

Рассмотрим порядок формирования платежного календаря подробно.