Составляем управленческий отчет о запасах на базе бухгалтерских данных

Какие функции Excel можно использовать для преобразования бухгалтерских данных?

Какие средства визуализации стоит использовать в управленческом отчете?

Можно ли настроить отчет один раз, а далее по запросам руководства автоматически обновлять данные в уже сформированном шаблоне?

Чтобы оперативно представить руководству отчет, достаточно данных бухгалтерского учета в Excel.

Рассмотрим на примере, как данные бухгалтерского учета превратить в управленческий отчет. За основу данных возьмем оборотно-сальдовую ведомость по запасам (в нашем случае это медикаменты).

Требования руководства к отчету, который следует сформировать, следующие:

• показать остатки по четырем медицинским препаратам в разрезе отделений и в целом по медучреждению;
• просигнализировать о снижении запаса меньше минимального (менее 20 единиц) и накоплении больше нормативного (более 200 единиц);
• визуализировать изменения в количестве запасов за период;
• выделить стоимость объема запасов (крупные суммы);
• отчет сдать в сжатой и развернутой форме;
• отчет с обновленными данными предоставлять регулярно.

Этапы создания управленческого отчета по запасам

Этап 1. Форматируем исходную оборотно-сальдовую ведомость, чтобы к таблице было удобно применять инструменты Excel

Приводим исходный файл в требуемый вид:

• шапку таблицы форматируем в одну строку (тогда, например, удобно применять «Фильтр»);
• закрепляем верхнюю строку, если таблица объемная;
• приводим в соответствие единицы измерения;
• добавляем необходимые аналитики (в нашем примере это номер отделения медучреждения).

Этап 2. Задаем четыре сводные таблицы на основании исходной

Одна сводная таблица — одно наименование.

Предположим, руководство медучреждения интересуют препараты: «Амиодарон», «Глюкоза», «Дротаверин», «Цефтриаксон»; в медучреждении они взяты на контроль как особо важные.

На вкладке Вставка создаем сводную таблицу. На рис. 1 показана сформированная сводная таблица для позиции «Амиодарон».

Отчет не надо перегружать данными. Из оборотно-сальдовой ведомости возьмем следующие поля:

• наименование;
• остаток на 01.07.2018, кол-во;
• остаток на 31.07.2018, кол-во;
• остаток на 31.07.2018, сумма;
• подразделение.

Аналогично создаем сводные таблицы по трем остальным препаратам — копируем и применяем фильтр в графе В1 (см., например, табл. 2).

Остаток на конец месяца (в нашем примере — 639 уп.) формируется с учетом поступлений (дебет оборотной ведомости) и расходования (кредит оборотной ведомости). Данные об остатках сравнивают с нормативом, при необходимости направляют заявку поставщику на поставку нужного препарата.

Актуальность данных об остатках медпрепаратов зависит от того, насколько оперативно отражаются в учете приходные и расходные документы. После изменения данных в исходной «оборотке» нажимаем «Обновить» (рис. 2), данные обновятся автоматически.

На практике бухгалтер все чаще сталкивается с требованием не просто предоставить данные оперативно, а предоставить их в презентабельном виде. От сводной таблицы трудно получить все атрибуты управленческого отчета, поэтому создадим управленческий отчет на отдельном листе.

Этап 3. Настраиваем управленческий отчет

Для этого:

1. Создаем шаблон управленческого отчета под требования руководства.

2. В отчете настраиваем ссылки на данные сводной таблицы по каждому препарату.