Управление коммерческими кредитами предприятия

Состояние текущих обязательств и расчетов отражает уровень организации производственной и торговой деятельности. От своевременного поступления средств от покупателей, а также от возможности отсрочки платежа по своим краткосрочным обязательствам зависит состояние финансовой устойчивости организации. Динамика и структура дебиторской и кредиторской задолженности предприятия во многом зависят от уровня организации системы контроля над ними. К сожалению, многие предприятия не уделяют должного внимания организации системы контроля, что в результате приводит к неконтролируемому росту задолженности, снижению ликвидности компании.

Дебиторскую и кредиторскую задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) следует рассматривать как коммерческий кредит. И хотя деятельность предприятий реального сектора экономики значительно отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же. Коммерческий кредит предоставляется с учетом его стоимости (ресурсы компании предоставляются в пользование на платной основе) и срочности (срок использования предоставленных денежных средств ограничен).

Обратите внимание! При коммерческом кредите в роли кредитора выступают любые юридические и физические лица, связанные с производством либо реализацией товара, в то время как при банковском кредите — специализированные кредитно-финансовые организации.

Контроль дебиторской задолженности — необходимое условие нормального функционирования компании, так как состояние расчетов с дебиторами влияет на денежные потоки предприятия, на его экономику в целом. Неуплата дебитором суммы долга вовремя может привести к тому, что предприятие не сможет своевременно рассчитаться со своими поставщиками, выполнить налоговые обязательства. В результате компания будет вынуждена привлечь новые кредитные ресурсы, что ухудшает структуру баланса, проценты по кредитам увеличивают себестоимость и соответственно уменьшают прибыль. 

Одной из главных задач финансового директора является планирование динамики расчетов с контрагентами, так как от точности прогнозов по дебиторской и кредиторской задолженности зависит, будет ли компания располагать достаточными денежными средствами, как для решения текущих задач, так и для реализации стратегических планов.

Процесс планирования дебиторской и кредиторской задолженности включает в себя процедуру формирования бюджетов продаж и бюджетов покупки. Прогнозируемый уровень задолженности рассчитывается на основе статистики работы предприятия за предшествующие годы, информация берется из контрактов, заключенных с контрагентами, ведомостей расчетов по договорам, фактических данных по движению задолженности за предыдущие годы, а также используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы. Для планирования дебиторской задолженности на конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который показывает, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в будущем периоде, какая — в следующем. С помощью коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности, на основе которого можно спрогнозировать остаток дебиторской задолженности на конец каждого месяца. Затем составляется прогнозный баланс и прогнозный отчет о прибылях и убытках.

В отличие от внешнего контроля, в задачи которого входит подтверждение достоверности данных учета и отчетности хозяйствующего субъекта, правильности исчисления и уплаты налогов, расходование средств бюджета и т. п., внутренний контроль хозяйствующего субъекта представляет собой неотъемлемую часть системы управления экономического субъекта, он решает задачи непосредственного управления текущей деятельностью. Принимая во внимание особенности внутрихозяйственного контроля и выполняемые им в системе управления функции, можно сформулировать его задачи, в том числе применительно к проблемам управления дебиторской и кредиторской задолженности.

Система внутреннего контроля предполагает четкое распределение обязанностей и ответственности функциональных подразделений (служба сбыта и закупок, бухгалтерия, планово-экономический отдел, финансово-экономическая служба, юридический отдел, служба маркетинга) при осуществлении операций, связанных с коммерческими кредитами предприятия.

Отсутствие систематизированной системы работы с дебиторами, системы контроля над дебиторской задолженностью может привести к ее неконтролируемому росту, а впоследствии к снижению ликвидности компании.

Безусловно, каждое предприятие создает свою систему контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Структура функциональных подразделений компании и возложенные на них функции контроля во многом будут зависеть, прежде всего, от размера компании, специфики ее деятельности.

Система планирования и контроля дебиторской задолженности

В общем можно сформулировать следующие рекомендации по созданию системы планирования и контроля дебиторской задолженности на предприятии:

1. Необходимо установить критический срок оплаты, который представляет собой дату, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по коммерческому кредиту. В общем виде критический срок оплаты определяется так: дата возникновения дебиторской задолженности + установленное количество дней отсрочки. При этом дата (момент) возникновения дебиторской задолженности определяется каждой компанией самостоятельно.

2. Можно учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебитором, так как иногда можно произвести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность.

3. Отчет о состоянии дебиторской задолженности по конкретному клиенту в общем виде может быть представлен в следующей форме (табл. 1).

Таблица 1. Отчет о состоянии дебиторской задолженности по конкретному клиенту

Безусловно, предложенная форма может быть доработана с учетом специфики деятельности предприятия.  

4.  Необходимо определить принципы соотнесения поступивших платежей и выставленных счетов. Дело в том, что часто несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или наоборот, тогда становится не совсем понятно, за что расплатился дебитор. В данном случае рекомендуется считать, что покупатели погашают сначала наиболее ранний из выставленных счетов (метод ФИФО), если дебитором не указано иное.  

5.  Создание реестра старения дебиторской задолженности, который представляет собой таблицу, в которой содержатся неоплаченные суммы счетов, сгруппированные по периодам просрочки платежа. Группировка зависит от политики компании в отношении контрагентов, от периода допустимой просрочки платежа. Использование реестра старения дебиторской задолженности, усложнено тем, что его характеристики зависят от уровня реализации продукции: при изменении объема реализации они также изменятся, даже если платежное поведение клиентов осталось прежним. По этой причине, возникает необходимость создание ведомости непогашенных остатков.  

6.   Ведомость непогашенных остатков представляет собой инструмент контроля дебиторской задолженности, который помогает выявить и оценить изменения платежного поведения клиентов вне зависимости от объемов реализации (табл. 2).

Таблица 2. Ведомость непогашенных остатков

Ведомость непогашенных остатков может быть использована для прогнозирования величины дебиторской задолженности.  

7.  Создание реестра инкассации дебиторской задолженности, который включает в себя информацию о сумме долга, критический срок оплаты, даты поступления платежа, а также сумму платежа в счет погашения долга, поступившую в некоторый период времени. В общем виде данный отчет может быть представлен в следующей форме (табл. 3).

Таблица 3. Реестр инкассации дебиторской задолженности

С помощью данных этой таблицы может быть рассчитан коэффициент инкассации как отношение платежа в определенный интервал времени к общей сумме платежа. На основании данных таблицы также можно прогнозировать сроки поступления средств в компанию. Предложенная форма также может быть доработана с учетом специфики деятельности предприятия.  

8.  Необходим расчет аналитических показателей: коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности, доли просроченной дебиторской задолженности в общей величине дебиторской задолженности, срока просрочки покупателем и др. Каждая компания устанавливает свои нормативы коэффициентов, исходя из специфики своей деятельности.  

9.  Система контроля дебиторской задолженности должна быть автоматизирована. Для этого могут использоваться разные программные продукты, в частности Access, Excel, «1С: Управление производственным предприятием 8.0». Многие компании используют собственное программное обеспечение.

10. Контроль дебиторской задолженности должен вестись ежедневно, более укрупненные отчеты должны готовиться еженедельно, ежемесячно.

Система планирования и контроля кредиторской задолженности

Важной частью управления компании в целом является и управление кредиторской задолженностью. Управление движением кредиторской задолженности — это установление договорных отношений, в соответствии с которыми сроки и размеры платежей поставщикам ставятся в зависимость от поступления денежных средств от покупателей. Компания не должна попадать в зависимость от кредиторов. Для контроля над кредиторской задолженностью разными компаниями используются разные приемы.

В общем можно сформулировать следующие рекомендации по созданию системы ее контроля на предприятии:  

1.  Контроль кредиторской задолженности должен происходить ежедневно, а более укрупненные отчеты должны готовиться еженедельно.  

2. Отчет о состоянии кредиторской задолженности по конкретному контрагенту в общем виде может быть представлен в следующей форме (табл. 4).

Таблица 4. Отчет о состоянии кредиторской задолженности по конкретному контрагенту

3.  Структуру кредиторской задолженности можно отобразить с помощью следующей таблицы (табл. 5).

Таблица 5. Структура кредиторской задолженности на 01.XX.200X 

Предложенная форма также может быть доработана.  

4. Необходим расчет аналитических показателей: коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности, доли просроченной кредиторской задолженности в общей величине кредиторской задолженности, общей величины кредиторской задолженности, величины просроченного долга, срока просрочки по поставщику и др. Каждая компания устанавливает свои нормативы коэффициентов, исходя из специфики деятельности.  

5.  Оборачиваемость кредиторской задолженности не должна превышать оборачиваемость дебиторской задолженности, так как в этом случае может возникнуть недостаток денежных средств, который сопровождается привлечением дополнительным источников финансирования в виде просроченной кредиторской задолженности и банковских кредитов, что в итоге может привести к снижению финансовой устойчивости компании.

6.  Система контроля кредиторской задолженности должна быть автоматизирована.

А. Хрусталева, бухгалтер отдела образования ЗАТО «Озерный»